Dado que las empresas han tenido que adaptarse a nuevos modelos de operación debido al brote de COVID-19, muchas están comenzando a darse cuenta de que el cumplimiento de sus regulaciones internas y de la ley local está en riesgo debido a la falta de supervisión y preparación para responder al brote. En los últimos años, las empresas habían desarrollado controles internos para garantizar una gestión y prácticas adecuadas en las operaciones de la compañía. Estos controles internos ahora están siendo puestos a prueba para muchas empresas, ya que las operaciones se están llevando a cabo en territorios inexplorados.
Desafortunadamente, la mala conducta corporativa en las empresas sigue siendo una preocupación constante y que actualmente corre un mayor riesgo debido a la incertidumbre de las pautas bajo las cuales muchos empleados están operando o debido a acciones deliberadas tomadas como respuesta a la crisis. Las denuncias de mala conducta por parte de los empleados deben tomarse en serio, ya que podríanLlevar consigo consecuencias legales, reputacionales y económicas. Por lo tanto, las empresas no deben dudar enLlevar a cabo las investigaciones adecuadas para determinar los riesgos a los que están expuestas.
Las malas conductas normalmente seLlevarían a cabo con investigaciones internas que requerirían la participación de muchos departamentos de la compañía, como recursos humanos, el departamento legal y el de contabilidad, entre otros. La ventaja de realizar estas investigaciones en elLugar era que podíanLlevarse a cabo de acuerdo con los protocolos preestablecidos relacionados con las investigaciones internas y la información relevante podía ser fácilmente accesible. Este procedimiento normal ya no es posible en muchos países, incluido Guatemala, y por lo tanto se debenLlevar a cabo soluciones para asegurar que la empresa obtenga la información necesaria para determinar su exposición al riesgo. Algunas medidas que las empresas podrían implementar y que están permitidas bajo la ley guatemalteca son las siguientes:
- Asegurar datos y evidencia electrónicos: En muchos casos, las empresas han proporcionado a los empleados los dispositivos y plataformas necesarios para realizar sus tareas diarias. En este sentido, las empresas deben utilizar las plataformas electrónicas disponibles para comenzar a preservar los datos electrónicos de la empresa relacionados con las operaciones en cuestión. Tomar medidas para documentar cada transacción de acuerdo con los procedimientos establecidos es clave para retener toda la evidencia necesaria que podría ser útil en posibles denuncias.
- Regulaciones internas para trabajar desde casa: Es posible que las empresas no tuvieran regulaciones internas establecidas para los empleados que trabajan de forma remota bajo estas circunstancias. Por lo tanto, las empresas deben comenzar a estandarizar las regulaciones sobre cómo los empleados deben cooperar con las empresas para proporcionar acceso a toda la información de la compañía cuando se les solicite. Es preferible que los empleados se abstengan de usar dispositivos personales para fines laborales, sin embargo, en caso de que estén usando dispositivos personales, se deben implementarLíneas de pautas para que las empresas puedan tener acceso a la información de la compañía que estos dispositivosLlevarían.
- Comunicación: Los empleados de cada departamento de la compañía deben estarLístos paraLlevar a cabo entrevistas a través de videoconferencias u otros medios tecnológicos que permitan la interacción cara a cara. Aunque no son ideales, estas herramientas son útiles paraLlevar a cabo entrevistas que son urgentes para la compañía.
- Apoyo de terceros: Las empresas deben tener aliados de confianza en el proceso deLlevar a cabo sus riesgos y realizar investigaciones. Para este propósito, tener unaLísta de terceros de confianza que puedan ayudar aLlevar a cabo investigaciones para las cuales la empresa puede no tener la capacidad necesaria es crucial para el cumplimiento continuo.